Generalidades del Producto
Uno de los aspectos más importantes de la factura que recibe un usuario es el valor numérico que identifica el pago, este se conoce como Referencia de Pago.
Este identificador es un número o código único que permite vincular la transacción con la entidad recaudadora y la empresa prestadora del servicio. Es como un "carné de identidad" para el pago, asegurando que se registre correctamente en los sistemas correspondientes. Este valor puede ser un numero de factura, una identificación del cliente, un numero de contrato, un numero de torre y apartamento o cualquier otro valor.
Este valor, que identifica el pago, es esenciales para asegurar que el pago sea correctamente procesado.
Una cuenta fondeada es una cuenta financiera que se mantiene con un saldo adecuado de fondos para respaldar ciertas transacciones, operaciones o actividades. En esencia, es asegurarse de que la cuenta siempre tenga suficiente dinero disponible para cubrir los costos, transacciones u obligaciones que puedan surgir.
Cada vez que un tercero realice el proceso de intermediación en el recaudo y trabaje como corresponsal digital, será necesario que tenga una cuenta de ahorros o corriente en Bancolombia. En esta cuenta, se asignará un límite de fondos después de una evaluación realizada por el gerente de cuenta correspondiente. Si no es posible realizar esta evaluación, el tercero deberá mantener recursos permanentes en dicha cuenta.
Este proceso es esencial para asegurar que el tercero pueda llevar a cabo transacciones de pago de facturas para los usuarios que atiende a través de su aplicación o en su punto físico. Además, esta estructura también permitirá que el tercero pueda aprovechar los beneficios tributarios correspondientes.
Para establecer esta colaboración como corresponsal digital y poder disfrutar los beneficios tributarios será necesario que el tercero firme un contrato de corresponsal digital durante el proceso de incorporación. Además, es importante tener en cuenta que los fondos en esta cuenta deberán ser recompuestos periódicamente según una programación preestablecida. Esto garantizará que la cuenta siempre disponga del límite adecuado y suficientes fondos para realizar las operaciones necesarias dentro del período de tiempo establecido.
El corresponsal digital se refiere al papel que desempeña un tercero como organización responsable de recolectar pagos y fondos en nombre de terceros. Su función principal es recibir los pagos correspondientes a diversos conceptos, como servicios, impuestos, cuotas o contribuciones, y luego canalizar esos fondos hacia las entidades o instituciones a las que pertenecen.
De esta manera, los corresponsales digitales ayudan a simplificar y centralizar el proceso de pago, brindando comodidad tanto a los usuarios como a las organizaciones que ofrecen los servicios o que requieren los fondos. Además, juegan un papel importante en la recaudación de pagos de diferentes fuentes asegurando que los fondos lleguen a sus destinos apropiados de manera eficiente y segura.
Para que esto se pueda llevar a cabo, los terceros conectan y operan sus canales digitales (como la aplicación web o móvil) en colaboración con la entidad financiera, quien a su vez es supervisada por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC).
Recaudador, Empresa prestadora de Servicios o Empresa Facturadora son términos para referirse a la entidad que presta determinados servicios a sus usuarios y que son objeto de facturación. Esta empresa recibe los pagos que hacen sus usuarios a través de una entidad recaudadora (entidad financiera) . Normalmente cuenta con una cuenta de ahorros o corriente donde se reciben estos dineros recaudados.
Un convenio es un acuerdo especial entre una empresa que ofrece servicios y el banco. La empresa emite facturas a sus clientes, y el banco se encarga de recolectar los pagos por esos servicios. Cada convenio tiene un código único de identificación, conocido como número de convenio, y está vinculado a la información clave de la empresa, como su número de identificación tributaria (NIT), nombre oficial, tipo de cuenta (ya sea de ahorros o corriente) donde se reciben los pagos, y otros detalles importantes.
Este número de convenio y la información asociada son la llave que permite hacer funcionar todo el proceso de manejo de pagos de manera digital. De esta manera, las facturas que emite la empresa pueden ser pagadas de manera más cómoda a través de medios digitales, ya sea en línea o mediante aplicaciones móviles, simplificando todo el proceso para los clientes y permitiendo un mejor control de las transacciones.